Halo sobat IF
Bagaimana kabarnya ?
Walaupun pandemi belum mereda kita harus tetap semangat ya
Di postingan kali ini warta informatika akan memberikan panduan berkirim email nih
Panduan ini bisa diterapkan untuk mahasiswa ke dosen ataupun ke orang lain, yuk simak ulasannya
1. Memilih Waktu yang Tepat
Dalam mengirim email lebih baik dikirimkan pagi ataupun siang hari sesuai dengan jam kerja. Alasannya supaya tidak mengganggu waktu istirahat Bapak/Ibu Dosen. Dengan memperhatikan waktu juga memungkinkan email kalian untuk dilihat. Contoh waktu yang tepat berkisar antara jam 8 hingga jam 4 sore.
2. Mengirim Email dengan Email Kampus
Untuk yang satu ini opsional tapi disarankan menggunakan email kampus. Agar memudahkan untuk dikenali dan supaya lebih sopan karena biasanya email kampus yang diberikan lebih teratur.
3. Menuliskan Alamat Email dari Dosen yang dituju
Perhatikan nama email yang dituju. Apakah sudah benar atau keliru, alamat harus benar supaya email dapat tersampaikan dan dilihat oleh Dosen yang berkaitan.
4. Menuliskan Subjek Email
Subjek yang diberikan sangat penting karena dengan melihat subjek email kalian maka Bapak/Ibu Dosen mengetahui tujuan kalian mengirim email tersebut. Biasanya subjek email untuk tugas atau revisi skripsi akan ditentukan, maka kalian bisa menggunakan subjek tersebut. Contoh subyek email : tugas1 nama nim kelas (Tugas1 Admin 19xxx IF07A)
5. Memperkenalkan Diri
Hal ini diperlukan karena tidak mungkin setiap Bapak/Ibu Dosen hafal dengan kalian maka perkenalkan lah diri kalian untuk memudahkan Bapak/Ibu Dosen mengecek atau mengingat tugas yang diberikan.
6. Menyampaikan Tujuan Email
Pada bagian ini kalian sampaikanlah tujuan dari mengirim email tersebut. Sampaikan sesuai dengan ketentuan maupun tugas yang diberikan sebelumnya. Jika email yang dikirim bertujuan untuk menanyakan suatu hal, diusahakan menanyakannya dalam satu email karena hal tersebut dapat menghindari spam.
7. Menulis Email Sesuai dengan Format yang Diberikan
Perlu diingat bahwa dalam berkirim email harus ada pembuka, perkenalan, isi beserta lampiran (bila diperlukan). Dalam pengirimannya pun harus diperhatikan apakah format penulisan maupun urutannya telah sesuai dengan yang diberikan. Hal ini sangat membantu untuk memberikan penilaian.
8. Mengirim Attachment dengan Judul yang Sesuai
Dalam mengirim attachment atau lampiran harus menggunakan judul yang sesuai. Informasi singkat lampiran bisa disampaikan pada isi email.
9. Menggunakan Bahasa yang Baik dan Benar
Bahasa yang digunakan bisa menggunakan Bahasa Indonesia maupun bahasa yang telah ditetapkan. Bahasa yang digunakan harus sopan dan tidak menggunakan singkatan. Perhatikan tanda baca maupun huruf kapital yang digunakan supaya tidak menimbulkan salah paham.
10. Mengecek Kembali Keseluruhan Email
Pengecekan ini bertujuan untuk menghindari adanya typo dan perkataan yang sulit untuk dipahami oleh Bapak/Ibu Dosen yang menerima email tersebut. Perlu dilakukan agar hal-hal yang dibutuhkan tidak tertinggal maupun terlewat.
Berikut contohnya
Itu tadi panduan berkirim email yang dapat diterapkan. Semoga bermanfaat
